يتم دعم العديد من الشركات من قبل وزارة العلاقات العامة لعقد اجتماعات عقدها المديرين لمناقشة القضايا المهمة المتعلقة بمصالح العمل والمرتبطة بالموظفين ومناقشة شروطهم المختلفة.
رسالة الكترونية للدعوة إلى اجتماع
التاريخ: …/…/2020
رسالة موجة إلى السيد/ السيدة … محترمة/ محترمة ….
ندعوك لحضور اجتماع مجلس إدارة الشركة ، وهي مشكلة مع جميع أعضائها …
يسعدني أن أعطيك دعوة للمشاركة في مجلس اجتماعات الشركة “كتابة اسم الشركة” Hold “على مدار الساعة” ساعات الكتابة “في الصباح/ المساء ، في يوم” المقابل “لـ” كتابة التاريخ “من أجل مناقشة القضايا التالية” تحديد موضوع المناقشة “واتخاذ القرارات التالية …
بكل احترامي وتقديري لسيادتك … والسلام والرحمة وبركات الله …
إمضاء:
نموذج دعوة مديري الفروع للإجتماع
دعوة لحضور اجتماع اجتماع الشركة …….
التاريخ: …/…/2020
ندعوكم ، أستاذ/ أستاذ …
تحية جيدة وبعد
ندعوكم ، مدير القسم … .. حضور “كتابة اسم الشركة” في يوم واحد … يتوافق مع “قصة الكتابة” بالضبط … في الصباح/ المساء في مقر الشركة في “الموقع والمقر” من أجل تطوير أمر لانتخاب الشركة ونائب الرئيس.
مع كل احترامي وتقديري لسيادتك … والسلام والرحمة وبركات الله يكون عليك.
التوقيع: … … مسؤول عن إدارة العلاقات العامة للشركة ….
الدعوة الإلكترونية لإجتماع مديري الشركة
- تعد الدعوة الإلكترونية واحدة من أكثر الأدوات موثوقية لإبلاغ مديري الفروع بالمشاركة في القضايا المهمة.
- تساهم الدعوة الإلكترونية في توفير الكثير من الوقت والجهود التي قد تضيع للذهاب إلى المديرين في أقسامهم وإبلاغهم بالحضور.
- يتم تحضير الرسالة الإلكترونية عن طريق ملء النموذج السابق ، وتحديد اسم المخرج وإرسال الرسالة بشكل جماعي إلى جميع المديرين.
- الدعوة الإلكترونية مدفوعة من خلال أكثر من مركبة ، بما في ذلك Posta و Facebook و Twitter وغيرها من وسائل الاتصال.
- عادة ما يتم تنظيم الاجتماعات في المقر الرئيسي للشركة ، ولكن بعد نشر فيروس كورونا ، يتم إجراء الاجتماعات عبر الإنترنت من خلال مقطع فيديو من الحلويات.
كيفية اعداد دعوة الكترونية لمديري الفروع
- يجب أن يتم إعداد الرسائل الإلكترونية في صيغة واضحة وجيدة ومتكاملة لجميع الأطراف في الاجتماع.
- يجب الوفاء بجميع البيانات المتعلقة بالاجتماع في الرسالة ، بما في ذلك التاريخ والتاريخ والوقت ، ويجب تحديد الاجتماع.
- يجب أن تبدأ الرسالة بالتحيات التي تمهد الطريق لتعيين الموضوع.
- على الورق ، يجب وضع علامة على موضوع الاجتماع وغرضه في جملة بسيطة وغير معقدة بحيث يكون المستلم أسهل على المستلم لتحديده وفهمه.
- يجب الانتهاء من الرسالة بعبارة “باحترام كامل” وتوقيع المرسل وصالح الاستقبال للجمهور لتأكيده أم لا.
دعوة الكترونية للإجتماع عبر الفيس بوك
يميل بعض مسؤولي العلاقات العامة إلى إرسال دعوة إلكترونية عبر Facebook لأنه يوفر فرصة أكبر للتواصل ويتم ذلك من خلال:
- يتم النقر على زر الدعوة على Facebook ، والذي يقع في أسفل الصورة الشخصية للغطاء.
- يمكن أيضًا إنشاء مجموعة أو صفحة وبيانات لمواجهتها ثم تدعو الأشخاص إلى هذه المسألة.
انظر المزيد:- تواريخ التسجيل في الكلية التقنية
أهمية الدعوة الإلكترونية لاجتماع الشركات
- تتميز الدعوات الإلكترونية بسرعة الوصول إلى كل تلك في نفس الوقت.
- تساعد الدعوات الإلكترونية على إزالة الغموض في موضوع الاجتماع ، حيث توضح بياناته التعيين والمكان والغرض من الاجتماع.
- توفر الدعوة الإلكترونية لأعضاء الاجتماع فرصة للتحضير لهذا الموضوع ، وإعداد جدول أعمالهم والحد من المعلومات والبيانات المتاحة لهم حول هذا الموضوع.
- الدعوة للاجتماع للتوصل إلى نتائج إيجابية منه ، لأن الجميع مستعدون تمامًا للمناقشة ، مما يساعد على الحصول على نتائج المكافأة وبالتالي تجنب دفعها.
- تسهل الدعوة الإلكترونية إمكانية التواصل بين المديرين قبل الاجتماع ، مما يساهم في إزالة سوء الفهم بشأن الموضوعات المتميزة.
- إذا تم عقد اجتماعات غير متوقعة بدون دعوة أولية ، فإن الفرق بين الحاضرين يتوسع ويميل الاجتماع لصالح قوة محددة للآخرين ولم يتم الحصول على النتائج المرجوة.
سلبيات الدعوة الإلكترونية
على الرغم من العديد من مزايا الدعوات الإلكترونية ، لديهم بعض العيوب التي هي:
- قد لا يتم تقدير بعض المديرين بفرصة لرؤية بريدهم الإلكتروني وبالتالي فقدان الفرصة لحضور الاجتماع والتعبير عن رأي حول القضايا التي يتم مناقشتها.
- قد يفقد مسؤول العلاقات العامة انتباه دعوة فردية لحضور الاجتماع ، مما يسبب أزمة.
- قد تهمل الدعوة الإلكترونية ذكر بعض المعلومات المهمة ، والتي تسبب إصبعًا كبيرًا فيما يتعلق بالاجتماع.
انظر المزيد:- كيفية طباعة Zakat وشهادة الدخل الإلكتروني
اترك تعليقاً